Veliko je odvisno od pravilnega črkovanja pisma: kako bo prejemnik dojemal informacije, ali bo razumel bistvo vprašanja, kakšen odnos bo imel do pošiljatelja. Če bo oseba napisala pismo, mora to storiti kompetentno in zagotovo se mora držati stroge predstavitvene strukture.
Navodila za uporabo
1
Najprej morate pravilno določiti naslov prejemnika. Poleg tega je pomembno, da prejemnik ve, kdo je pismo poslal, sicer se lahko konča v smetnjaku. Povratni naslov je pomemben v primeru, da pisma naslovniku iz kakršnega koli razloga ne dostavimo.
2
Poslovno pismo se natisne na računalniku, tudi če je pošiljatelj lastnik kaligrafskega rokopisa. Prijazno pismo je napisano ročno, to prinaša določeno intimnost v komunikaciji.
3
V prvi vrstici pisma je praviloma na sredini postavljen pozdrav. Prejemnik razpolaga s pošiljateljem. Osebna pritožba pomeni, da razumete, komu pišete.
4
Glavni del vsebuje informacije, ki jih naslovnik poskuša nasloviti. V poslovnem pismu je po kratkem uvodu, ki pojasnjuje, iz katerega razloga je pismo, navedeno bistvo zadeve: navedeni so številke in dejstva. V prijaznem pismu se pred pripovedovanjem o svojih zadevah pozanimajte o zadevah sogovornika: dva ali tri stavke, da jih oseba razume, ga zanima, ga sliši in razume.
5
Za zaključek se je treba posloviti, zaželeno je uporabiti predloge fraze: s spoštovanjem, z ljubeznijo. V poslovnem pismu sta nujno prisotna podpis in datum, v prijaznem pa je lahko risba v obliki srca, poljuba ali medvedka.
Koristni nasvet
Ob upoštevanju osnovnih pravil pisanja in pisanja pisma oseba pridobi zaupanje, da bo pismo dostavljeno v prave roke in da bo prejemnik iz njega izvlekel potrebne podatke.
