Naše družbeno in poslovno aktivno življenje je pogosto povezano z udeležbo na različnih vrstah sestankov - pa naj gre za sestanek delničarjev, skupščino članov zadruge, HOA ali katero koli drugo javno srečanje. Vloga takih srečanj je odločanje in dokumentiranje življenjsko pomembnih vprašanj, ki se nanašajo na dejavnosti javnih organizacij ali pravnih oseb. Pravilno razmišljanje v dokumentih sklepov, sprejetih na seji, potrjuje njihovo legitimnost in je pravni dokument.
Navodila za uporabo
1
Če želite sestaviti zapisnik sestanka, uporabite standardne liste A4 pisalnega papirja. Naslov protokola mora vsebovati ime dokumenta in uvodni del, ki odraža razlog, zaradi katerega je bila seja državljanov ali delničarjev.
2
Pod naslovom navedite datum srečanja in naslov, na katerem se je odvijal, ter število udeležencev. Če so prisotni označili svojo udeležbo na jasnem listu, potem mora to biti tudi zapisano v zapisniku. Odsev oblike srečanja: s predhodno anketo, po očitnem vrstnem redu z osebno prisotnostjo ali z uporabo kombinirane oblike sodelovanja.
3
Navedite priimke, imena in pokroviteljske funkcije predsednika in sekretarja, ki ga izvoli seja, odraža število oddanih glasov za, proti in vzdržanih glasovanj glede na njihovo kandidaturo.
4
Opišite seznam zadev, ki so na dnevnem redu, začenši z najnujnejšimi, jih oštevilčite in začnite s posnetki govorov, razprav in glasovanja o vsaki zadevi s svojo številko. Pri snemanju govorov je treba navesti samo glavno bistvo predstavljenega poročila. Treba ga je določiti jedrnato, vendar v obliki, ki izključuje dvojno razlago. Po potrebi se besedilo govora lahko priloži zapisniku. Vsi ustrezni govori, pripombe in pripombe je treba navesti z navedenimi imeni.
5
Evidenca o vsaki zadevi se mora končati s sklepom, ki navaja rezultate glasovanja. Po besedilu razprave o vseh vprašanjih dnevnega reda navedite, da je splošna odločitev sejo razglasila za zaključeno.
6
Protokol podpišeta predsednik in tajnik sestanka, deponirajte ga v arhivu vaše organizacije ali njenega predsednika.
Bodite pozorni
Predsedniki zadrug ali HOA ne smejo biti predsedujoči združenju
Koristni nasvet
Če je protokol potreben za predložitev zunanjemu organu, v njem navedite pogoje njegove priprave, saj so lahko omejeni.
