Če je vaša organizacija ali je imenovana za vodenje znanstvene konference, to ni samo častna funkcija, temveč tudi veliko organizacijsko delo, pri katerem je treba upoštevati vse malenkosti.
Navodila za uporabo
1
Ustanovite organizacijski odbor za konferenco, katerega sestava se določi po vrstnem redu. Določite predsednika, ki bo vodil in usklajeval člane odbora. Določite datume konference in trajanje odbora. V vrstnem redu razmislite, kako se bodo izplačevale plače zaposlenih, ki so njeni člani. Pošljite napoved o konferenci in v dodatku navedite zahteve za poročila, obseg povzetkov poročil in rok za njihovo oddajo.
2
Odločite se za vire financiranja, to je lahko ciljno financiranje iz proračuna, privabljanje sponzorstva in sredstva samih udeležencev konference.
3
Pošljite vabila vsem potencialnim udeležencem konference in načrtovanemu programu. Odločite se o številu udeležencev in govorcev, ki želijo s sodelavci deliti svoj znanstveni razvoj in rezultate raziskav. Vprašajte udeležence, če morate rezervirati hotelsko rezervacijo in rezervirajte svojo rezervacijo.
4
S tiskarno se dogovorite za objavo povzetkov kot ločeno brošuro in po potrebi naročite program prireditve, ki ga razdeli udeležencem, značke z njihovimi imeni, začetnicami in imenom organizacije.
5
Glede na število udeležencev določite zmogljivost dvorane, ki jo potrebujete, in izposodite posebno sobo, opremljeno za tovrstne prireditve. Pomislite, s kakšno opremo jo boste morali dodatno opremiti, preverite razpoložljivost potrebnega števila računalniških vtičnic, projekcijskih zaslonov itd. Razmislite o delu bifeja, v katerem lahko udeleženci sestankov popivajo kavo in si privoščijo grižljaj.
6
Razmislite o programu konference, če je potrebno, ga razdelite na razdelke. Razmislite, kje bo mogoče organizirati seje takšnih odsekov. V programu upoštevajte govore gostov, organizatorjev in udeležencev konference. Naročite pisalne potrebščine za udeležence konference - značke, zvezki in pisala so standard.
7
Oblikujte pakete dokumentov, promocijskih materialov in pisarniškega materiala, ki bodo predstavljeni udeležencem konference skupaj z znački.
