Arhivsko poslovanje je nastalo v povezavi s potrebo po zbiranju, sistematizaciji in shranjevanju informacij. Najprej pa so bili ustvarjeni arhivi, da bi zadovoljili potrebe oblasti in državljanov pri pridobivanju izgubljenih informacij, skrbno shranjenih v arhivu. Kadar je treba obnoviti podatke o sorodnikih, informacije družbeno-pravne ali druge narave, je treba napisati zahtevo v ustrezen arhiv.
Navodila za uporabo
1
V arhivih so določena pravila za obdelavo zahtevkov državljanov, pravnih oseb in organov, zato je ključ do uspeha skladnost s preprostimi pravili. Prvič, zahteva mora vsebovati podatke o pošiljatelju. Za posameznika so to priimek, ime in zapor, za organizacijo - ime in identifikacijski podatki.
2
Drugič, v besedilu zahteve morate navesti svoj povratni naslov, sicer vam arhivski delavci enostavno ne bodo mogli poslati odgovora.
3
Tretjič, vaše vprašanje je treba jasno navesti. Če ste se odločili zbirati podatke o svojih prednikih, vam ni treba podrobno opisovati zgodovine vaše družine. Nejasne želje ni treba oblikovati, posebno pozornost je treba posvetiti besedilu vprašanja. Dejstvo je, da bo v skladu s pravili za delo s pritožbami in prošnjami državljanov in organizacij vašo zahtevo najprej obravnaval vodja arhiva. Vodja bo določil razvrstitev vprašanja: genealoško, tematsko ali družbeno-pravno. Glede na vrsto zahteve ga bo upravitelj arhiva posredoval ustreznemu oddelku za izvedbo. Jasno je, da bolj ko je besedilo nejasno, večja je verjetnost, da napačno določi naravo zahteve in imenovanje njenega izvršitelja. Zahteva se bo "sprehodila" od oddelka do oddelka, medtem pa boste čakali na odgovor.
4
Nazadnje je treba določiti obseg zahtevanih informacij, na primer kronološke ali teritorialne. Prosi, da najdete vse svoje imenjake, je nekoristno, določiti morate kronološko obdobje in teritorialni okvir za iskanje svojcev.
Bodite pozorni
Izvedba teh zahtev je za arhiv prednostna naloga. Če je služenje vojaškega roka (delo) potekalo v več vojaških enotah, se zahteve izdajo za vsako vojaško enoto posebej z letom in mesecem prihoda in odhoda. V prošnjah za potrditev poškodbe ali bolezni je navedena številka bolnišnice, v kateri je bilo zdravljenje končano.
Koristni nasvet
Vrstni red izvrševanja zahtev v arhivu. Prošnje za arhiv se prejmejo na osebno pritožbo državljanov, po pošti in elektronski pošti. Izvajanje zahtevkov v arhivu je organizirano, če zahteva vsebuje naslednje podatke: ime organizacije prosilke (ali priimek, ime in merodaja za posameznika), poštni naslov, zadevo (vprašanje), kronološki okvir zahtevanih podatkov.
