Nekatere črke se končajo tako nejasno, da naslovnik ostane izgubljen: besedilo morate prebrati, da razumete bistvo. Zaradi pomanjkanja časa lahko prejemnik odvrne pismo ali se od nečesa moti in se ne bo več poglabljal v opisano situacijo. Jasen, jedrnat in kompetenten zaključek poudarja spoštovanje bralca in pomaga hitro odgovoriti na prošnjo ali prošnjo.
Navodila za uporabo
1
V treh odstavkih navedite, kaj ste želeli povedati. Morda se zdi, da so misli navedene jasno, vendar je zaznavanje informacij odvisno od stanja bralca. Zato preberite besedilo in ločeno zapišite tri glavne misli. Lahko so dejstva, datumi, imena itd. Ne potrebuje čustev, napišite na kratko, z nekaj besedami, ker morate samo pregledati, spomnite se glavnih točk.
2
Napišite tri dejanja, ki jih mora opraviti prejemnik sporočila. Reakcija ljudi je lahko nepredvidljiva. Zdi se vam, da je možno nedvoumno reagirati na predstavljene informacije, vendar to počne oseba, odvisno od posameznih navad in namenov. Če ne boste jasno navedli, kaj pričakujete od bralca, ne bo razumel ali rekel, da ni razumel.
3
Seznam, pridobljen v prejšnjih korakih, razvrstite po padajočem vrstnem redu. Konec pisma včasih spomni na zadnjo besedo na sodni seji: od tega so odvisni vtis prejemnika pisma, sklepi in posledice. Odstranite elemente s seznama, ki jih je mogoče izpustiti, ne da bi to vplivalo na pomen sporočila. Preostali kratek seznam postavite na konec pisma, da bralec ne bo ničesar zamudil.
4
Navedite datume. Če čakate na reakcijo na pismo, navedite svoja pričakovanja. Nekateri ljudje so nagnjeni k zadnjemu, zato navajanje določenega časa morda ni prav.
5
Pustite kontaktne podatke. Vaš dopisnik bi moral imeti možnost, da hitro najde vaš telefon. Predvidevajte takšne situacije in za vsak primer v pismo vnesite potrebne podatke, tudi če ste prepričani, da jih ima prejemnik.
6
Bodite vljudni, povejte nekaj lepega, hvala za vaš čas. Prejemnik se bo hitreje odzval in hitreje stopil v stik z vami, če ga bo pismo ugodilo ali ga rešilo neprijetnih izkušenj.
7
Obvezno podpišite sporočilo z imenom: to ustvari občutek resnične komunikacije. Pomembno je, da se oseba osredotoči na odgovor in ga sprejme odgovorno. Bodite zgled in ljudje vas bodo obravnavali enako.
