V zadnjih letih je klicna številka postala razširjena oblika obveščanja javnosti o blagu in storitvah. Aktivno ga uporabljajo velika proizvodna podjetja in trgovske verige ter predstavniki srednjih podjetij. Takšne dogodke pogosto organizirajo državne institucije ter zvezne in regionalne oblasti, da bi razjasnili državljanom nujno vprašanje. Bistvo "vroče linije" ni odvisno od statusa njegovega pobudnika in se omeji na naslednje: oseba vpraša vprašanje po telefonu in takoj prejme kompetentni odgovor nanjo.
Potrebovali boste
- - prostori;
- - ločeno telefonsko številko ali telefonsko številko;
- - osebje.
Navodila za uporabo
1
Ugotovite, kako dolgo deluje aktivna telefonska številka vaše organizacije. Lahko je trajna, občasna ali enojna, okoli ure ali z določenim časom za sprejemanje klicev. Trajanje je neposredno odvisno od ciljev, ki jih želite doseči. Na primer, ponudnik internetnih storitev je zainteresiran, da svojim strankam zagotavlja stalno tekočo telefonsko podporo. Na univerzi je priporočljivo, da med sprejemnimi izpiti in samo podnevi uredite "vročo linijo".
2
Izberite način prejemanja klicev: samostojno ali prek uslužbencev specializiranih klicnih centrov. V zadnjem primeru se boste rešili pred številnimi tehničnimi težavami. Vendar pa njegova lastna "vroča linija" krajša čas za odpravo pomanjkljivosti pri delu. Klice sprejemajo vaši zaposleni, ki poznajo proizvodne nianse in se lahko hitro obrnejo na prave strokovnjake za razjasnitev spornih vprašanj. Poleg tega, začenši s katero koli možnostjo, boste sčasoma lahko spremenili mehanizem "vroče linije" na bolj priročen.
3
Ko se je odločil, da bo uporabljal samo notranje vire, skrbi za dodelitev ločenih telefonskih številk za klicno linijo za celotno trajanje njenega delovanja. Obiščite več ponudnikov stacionarnih in mobilnih storitev na vašem območju. Ugotovite naslednje točke: strošek ene minute pogovora, razpoložljivost naročnine, možnost povezovanja večkanalne številke, razpoložljivost enostavno zapomnjenih številk, diskontna stopnja za dolgoročno sodelovanje, pogoji za predčasno odpoved pogodbe, območje zanesljivega sprejema signala za mobilne operaterje itd. Sklopite pogodbo z najprimernejšim podjetjem.
4
Dodelite ločen prostor za zaposlene na telefonski liniji. Prostor opremite z udobnim pisarniškim pohištvom in računalniško opremo. Operaterjem omogočite dostop do interneta in navedite ločen e-poštni naslov. To bo povečalo učinkovitost interakcije med operaterji in drugimi strokovnjaki podjetja. Če je mogoče, organizirajte elektronsko registracijo dohodnih klicev. Če nimate posebnega računalniškega programa, lahko hranite zapise na podlagi katerega koli urejevalnika preglednic, na primer Excela.
5
Usposobite osebje na telefonski liniji. Izberite kompetentne, proaktivne strokovnjake z dobro reakcijo in analitično miselnostjo. Kot dodaten plus upoštevajte dobronamernost in odpornost na stres. Zaposleni morajo komunicirati z različnimi ljudmi, hitro rešiti zapletene, morda celo konfliktne situacije. Razmislite o delovnem urniku vsakega, jasno določite začetni in končni čas, odmor za kosilo. Bodite prepričani, da vključite nekaj dodatnih 10–15 minutnih odmorov, med katerimi lahko zaposleni zapustijo pisarno in, kot pravijo, »vdihnejo«.
6
Predlagajte priporočila za telefonske klice. Upravljavec mora prvi pozdraviti klicatelja, jasno izgovoriti ime organizacije in njegovo ime ali priimek. Nato vprašajte na primer: "Kako vam lahko pomagam?" in pozorno prisluhnite osebi, ne da bi ga prekinjali in postavljali pojasnjevalnih vprašanj. Razmislite o enotnem besedilu za zaključek pogovora.
7
Vsakemu operaterju zagotovite seznam telefonov in drugih stikov zaposlenih v organizaciji ter seznam vprašanj, ki so v njihovi pristojnosti. Poskusite napovedati najbolj pereče teme, s katerimi se lahko srečujejo zaposleni na telefonski liniji, jih vnaprej analizirati in pripraviti več odgovorov.
8
Oglasite svojo telefonsko številko. Oglase dajte v časopise, revije, na radiu in televiziji. Ne pozabite na besedo ust, ki po učinkovitosti ni slabša od tradicionalnih medijev: prijateljem, prijateljem, strankam sporočite o svojih načrtih, prosite, naj podatke posredujejo svojim prijateljem. Natisnite telefonsko številko za klicne številke na embalažo svojih izdelkov ali na posebne zloženke, ki jih lahko pripnete na oglasne deske ali jih razdelite na ulici.
9
Analizirajte delo "vroče linije" teden dni po odprtju. Do tega trenutka boste zbrali dovolj materiala, da lahko določite prednosti in slabosti dogodka.
