Trenutno je, ko ima veliko ruskih podjetij poslovne partnerje v tujini, izmenjava delegacij postala norma. To pomaga, da se na kraju samem seznanite s proizvodnjo, se osebno seznanite s tistimi, s katerimi morate sodelovati, ocenite situacijo in hitro rešite poslovna vprašanja. Pri srečanju z delegacijo je treba upoštevati nekatera organizacijska vprašanja.
Navodila za uporabo
1
V fazi priprave razpravljajte o velikosti delegacije, pri čemer upoštevate dejstvo, da se delovna vprašanja rešujejo hitreje, manjša je. Poleg tega izberite sestavo udeležencev na vaši strani, tako da bo njihovo število približno enako številu tistih, ki jih boste srečali. Pogovorite se, v katerem jeziku bodo potekala pogajanja in pripravite tolmača, tudi če gostje pridejo s svojimi.
2
Preberite več o vprašanjih, ki jih je eden ali drug član delegacije sposoben reševati, saj je na zahodu zelo strogo upoštevano podrejanje. Ko nagovarjate enega od gostov, morate biti prepričani, da ima pravico posredovati podatke o svojih nalogah.
3
Vnaprej se pogovorite o tistih vprašanjih, ki jih bo treba obravnavati, in pripravite vsa gradiva, ki bodo morda potrebna. Pogovorite se o tem, kateri dokumenti bodo podpisani po pogajanjih. Dogovorite se o načinu njihovega zadrževanja - koliko se bodo začeli, kako dolgo bodo trajali in kdaj bo prišlo do prekinitev.
4
Če delegacijo vodi dovolj pomembna oseba, pošljite povabilo čim prej, da poudarite spoštovanje in povečate verjetnost, da bo obisk potekal in ta oseba za zdaj ne bo načrtovala drugih srečanj.
5
Pripravite ločeno, priročno sejno sobo in poskrbite za udobno mesto za vsakega udeleženca sestanka. Naredite si zalogo brezalkoholnih pijač, kave, piškotkov in poskrbite za čudovite jedi. Ne pozabite postaviti pepelnikov, če vas ne moti, da bi med prisotnimi lahko prisotni prižgali cigareto.
6
Dogovoriti se bosta o tem, ali bo potrebno snemanje pogajanj, obe stranki se morata dogovoriti. Če bodo gostje sedeli obrnjeni proti vratom, jim bo ta psihološka tehnika omogočila, da se bodo počutili bolj sproščeno. Pazite, da vas med sestankom ne bodo motili telefonski klici.
7
Bolje je, da se lepo in nasmejano dekle sreča z delegacijo in odpelje na mesto pogajanj. Goste lahko počaka v preddverju stavbe, kjer bodo potekala pogajanja. Ko gostje prispejo na prizorišče, je treba nemudoma predstaviti obe delegaciji, da bi lahko to storili tisti, ki želijo sedeti drug ob drugem.
