Telefonsko sporočilo je kratko, vendar pomembno sporočilo, ki ga pošljete po telefonu. Tako najpogosteje obveščajo o izvedbi sestankov, sestankov in srečanj. Telefonsko sporočilo lahko vsebuje tudi nujno naročilo glave. Prihajajo telefonska sporočila, ki jih sprejemate in odhodna, ki jih oddajate. Obe vrsti imata podobno zasnovo.
Navodila za uporabo
1
V zgornjem levem kotu lista papirja vstavite polno ime organizacije in po potrebi ime strukturne enote, na primer "Uprava mesta N." in Urad za šolstvo.
2
V zgornjem desnem kotu vnesite prejemnika telefonskega sporočila. Navedite položaj, priimek in začetnice osebe: "Direktorju šole št. 37 Ivanov I.I." Če je več prejemnikov, vam ni treba navesti priimka: "Direktorjem šol mesta N." Na telefonsko sporočilo priložite popoln seznam institucij, ki jim je bilo poslano.
3
Spodaj postavite besedo "Telefonsko sporočilo" in njegovo serijsko številko. Za odhodno telefonsko sporočilo spodaj navedite datum svojega sporočila.
4
Nato sledi dejansko besedilo telefonskega sporočila: "22. februarja ob 17. uri bo na oddelku za šolstvo sestanek o izboljšanju dejavnosti mestnih šol. Nastop direktorjev šol je nujno potreben." Pri pripravi besedila telefonskega sporočila se izogibajte besedam in stavkom, ki jih je težko slišati in težko izgovoriti. Ne pozabite, da mora biti sporočilo informativno in kratko - največ 50 besed.
5
Ko pošiljate telefonsko sporočilo, jasno izgovorite besede, zlasti naslove, priimke, imena in priimke ljudi, imena ulic, datume in čas dogodkov. Na koncu ne pozabite prebrati besedila še enkrat in se prepričajte, da je sogovornik vse pravilno zapisal. Ko prejmete sporočilo po telefonu, pozorno poslušajte. Če imate vprašanja, jih takoj počistite.
6
Pod glavnim besedilom je položaj, priimek in začetnice vodje, ki je podpisal telefonsko sporočilo: "Vodja oddelka za šolstvo Petrov P. P." Odhodni dokument mora imeti tudi svoj osebni podpis.
7
Na dnu strani navedite podatke o zaposlenih, ki so delali s telefonskim sporočilom. Običajno so na levi strani položaj, priimek in začetnice osebe, ki je poslala sporočilo, njegov pisarniški telefon, pa tudi datum in ura prenosa. Na desni so podatki o osebi, ki je dokument sprejela: položaj, priimek in začetnice, telefonska številka, datum in čas sprejema.
8
Odhodno telefonsko sporočilo je sestavljeno v enem izvodu in shranjeno v posebni mapi. Bolje je, da dohodno sporočilo imate v dveh izvodih: prvemu boste dali glavo za nadaljnje delo, drugega pa - v mapo za shranjevanje.
Koristni nasvet
Pripravite obrazce za telefonska sporočila v računalniku. So zelo priročni za uporabo. Podatke boste lahko v roko vnesli v potrebne grafe, ne da bi prepisali podatke, ki se ponovijo. Obrazci bodo enaki za dohodna in odhodna telefonska sporočila.
