Vsako javno ali strokovno združenje ima organ upravljanja, ki mora s pogostostjo, ki je določena v njegovi statutu, sklicati vse zainteresirane za izvedbo poročanja in volilnih sestankov. Vstop na taka srečanja je odprt za vse člane tega društva ali delegate iz skupin udeležencev in na ta način uveljavljajo svojo pravico do sodelovanja v njegovih dejavnostih.
Navodila za uporabo
1
Razmislite o dnevnem redu sestanka. Ker sta poročilo in volitve eno pomembnih vprašanj, naj bi bila volilna udeležba v tem primeru največja. Zato lahko poleg teh tem na dnevni red vključite še druga pereča vprašanja, o katerih boste razpravljali s člani svojega združenja. Odločite se o času in kraju zasedanja poročanja in volitev. Prostor, kjer se načrtuje, naj bo dostopen in dovolj prostoren, da lahko sprejme vse.
2
Obvestite vse, ki so zainteresirani za sestanek poročila in volitev. To storite tako, da pošljete vabila z navedbo dnevnega reda, datuma in kraja seje. Objavi objave s temi podatki na mestih, kjer jih lahko vidi največje število članov tega združenja. Če je potrebno, takšno objavo postavite v medije in na televiziji.
3
Organizirajte registracijo udeležencev, ki bi se morala začeti pol ure pred sestankom. Registrarje dodelite v zadostnem številu, tako da bodo vsi, ki prihajajo, že na začetku imeli možnost, da navedejo svoje osebne podatke. Običajno so to priimek, ime in merodaja, organizacija ali njena strukturna enota, naslov kraja registracije ali prebivališča, kontaktni podatki.
4
Izvolite predsednika in tajnika seje. Upoštevajte, da predsednik vašega izvoljenega telesa ne more biti izvoljen za predsednika seje. Če je potrebno v podzakonskih predpisih, po potrebi izberite poverilno komisijo, ki preveri poverilnice poslancev, če so izbrani iz skupin članov združenja.
5
Sekretar mora voditi evidenco. V protokolu je razvidno število delegatov ali članov združenja, prisotnega na seji, kdo je izvoljen za predsednika, tajnik in s kakšnimi rezultati glasovanja.
6
Predsednik izvoljenega telesa naredi poročilo o opravljenem delu. V protokolu odražajo skupno glasovanje z oceno - ali se šteje za zadovoljivo ali ne. Na sestanku bi morali zaslišati predloge o novi sestavi izvoljenega telesa, razpravljati in glasovati o vsakem kandidatu posebej. Rezultate glasovanja odsevajte v zapisniku.
7
Po obravnavi vseh vprašanj, ki so bila začrtana na dnevnem redu, ga mora predsednik seje zapreti in skupaj s tajnikom podpisati protokol svojega zasedanja.
